Il presente Codice Etico (allegato al Manuale del Sistema di gestione) comprende la regolamentazione, in materia di comportamento, a cui devono attenersi tutti i collaboratori di PROFITAL S.p.A.
Per collaboratori si intendono i dipendenti, i consulenti e i fornitori di servizi.

Il Codice Etico ha lo scopo di evidenziare la responsabilità, che tutti i collaboratori hanno, di condurre gli affari aziendali in modo eticamente corretto.
Come pre-requisito, PROFITAL si aspetta che tutti i collaboratori operino nel rispetto delle normative vigenti in Italia e nei Paesi in cui svolgono e/o svolgeranno la loro attività lavorativa. Analogamente, tutti i collaboratori devono rispettare le politiche e le procedure aziendali, di volta in volta applicabili.
Il Codice Etico delinea delle “linee-guida” di comportamento per nove materie fondamentali; data la loro rilevanza, alcune materie possono anche essere oggetto di specifiche politiche e/o procedure interne.
Il Codice Etico verrà aggiornato, di tempo in tempo, per tener conto dell’evoluzione normativa e dello sviluppo della sensibilità in materia di etica professionale.
In caso di necessità di chiarimenti, dubbi interpretativi, difficoltà di applicazione, i collaboratori sono tenuti a rivolgersi alla Direzione Generale o all’Amministratore Delegato.
L’Amministratore Delegato è l’unico che può autorizzare situazioni a carattere eccezionale; ogni eccezione deve essere approvata per iscritto.

1. Rapporti Commerciali

PROFITAL vuole ottenere ordini di fornitura dai Clienti quale riconoscimento della sua capacità di fornire eccellenti prodotti e servizi, e non grazie a pratiche discutibili o non eticamente corrette.
E’ contrario alla politica di PROFITAL il concorrere per forniture il cui ottenimento comporta la partecipazione ad attività illegali o non etiche.
Analogamente l’Azienda non deve concedere ai Clienti trattamenti preferenziali – quali servizi non previsti o condizioni contrattuali particolari – a meno che tali trattamenti non siano stati preventivamente autorizzati dall’Amministratore Delegato.
Le attività commerciali dell’Azienda non devono indurre chi rappresenta il Cliente ad anteporre suoi interessi personali a quelli dell’Azienda che rappresenta. In questo senso, ad esempio, è vietato offrire omaggi costosi a personale delle Aziende Clienti.
Occorre anche prestare attenzione a non fare affermazioni ingannevoli o fuorvianti; tutte le informazioni fornite su prodotti e servizi aziendali devono corrispondere alla realtà. In nessuna circostanza i collaboratori sono autorizzati a sottoporre ai Clienti richieste, offerte, proposte o documentazioni false, fittizie o che possono indurre in errori di valutazione.

2. Amministrazione e Finanza

Sebbene solo un limitato numero di persone abbia responsabilità dirette di tenuta di libri contabili, molti collaboratori svolgono attività che impattano indirettamente sulla contabilità aziendale. Di conseguenza, ogni collaboratore può contribuire, in qualche modo, ad assicurare la corretta tenuta delle registrazioni contabili; ad esempio chi gestisce ordini di acquisto, merci in arrivo, consumi di produzione, pezzi fabbricati, scarti, spedizioni di prodotti, trasferte di personale, ecc. compie operazioni che hanno riscontri amministrativi.
Occorre prestare molta attenzione al rispetto delle procedure contabili ed alla corretta attribuzione dei costi. I libri contabili devono essere tenuti in modo accurato e verificabile.
E’ vietato fare registrazioni che nascondono o mascherano la natura di una transazione.
Non devono essere istituiti fondi o conti per scopi non completamente e chiaramente dichiarati, né possono essere istituiti fondi o attività extra contabili o non registrati.

3. Acquisti

Molti collaboratori sono coinvolti in attività di acquisto, anche se non tutti fanno parte della funzione Acquisti. Ad esempio, il personale tecnico definisce delle specifiche che limitano la scelta dei fornitori, il personale della Qualità seleziona i fornitori che assicurano certi standard, il personale amministrativo stabilisce quando effettuare i pagamenti, e così via.
In tutti i casi in cui si è coinvolti nel processo di acquisizione dei beni o servizi è importante essere obiettivi e corretti.
E’ essenziale sapere qual è la condotta più appropriata per ogni occasione: occorre sempre avere un approccio professionale nella scelta dei fornitori, nelle trattative, nell’aggiudicare una fornitura, nella gestione dell’ordine. Bisogna essere cortesi ma fermamente “professionali”, evitando atteggiamenti che possano dare l’impressione che il fornitore ha un “amico” in Azienda che può esercitare un’influenza particolare.
La regola principale nella scelta tra più fornitori concorrenti, è di soppesare tutti i fatti in modo imparziale, considerando: qualità del prodotto, livello di servizio, prezzo, capacità di fornitura, e affidabilità nel mantenimento della continuità di fornitura.
L’accettazione di ogni tipo di “bustarelle”, “regalie” o simili è rigorosamente vietata.
In definitiva, l’interesse di tutte le parti coinvolte nel processo di acquisizione, si realizza quando sia PROFITAL sia i fornitori hanno un vantaggio reciproco dal loro rapporto; il modo migliore per assicurare che ciò avvenga, consiste nel condurre gli affari correttamente, imparzialmente ed onestamente.

4. Tutela del patrimonio e riservatezza

L’Azienda ha un patrimonio di grande valore, che comprende beni fisici e beni intangibili; tutti i collaboratori devono contribuire a proteggere il patrimonio aziendale.
Il patrimonio aziendale comprende brevetti, segreti industriali, disegni, programmi, piani di marketing, progetti di ricerca e sviluppo, processi produttivi, specifiche di prodotto, banche dati, distinte-base, prezzi di vendita, condizioni di fornitura e di acquisto, dati finanziari, dati retributivi, ecc.
Tutte le informazioni comunque riferite al patrimonio aziendale devono essere trattate con la massima riservatezza ed utilizzate unicamente per attività di lavoro. Ogni uso non autorizzato o la diffusione di informazioni aziendali sono vietati.
Tutti i collaboratori devono assicurare che il patrimonio aziendale, da loro comunque gestito, sia utilizzato in modo appropriato, adottando adeguati controlli e tutele.
Le informazioni riservate devono essere conservate e protette, sia limitandone l’accesso a chi ha necessità operativa di utilizzo, sia impedendo la possibilità di modifica al personale non autorizzato.

5. Regalie a terzi

Le regalie possono talvolta servire a creare positivi rapporti interpersonali e a mantenere solide relazioni di lavoro; non devono essere utilizzate per ottenere vantaggi particolari da terzi.
Regalie – quali sponsorizzazioni di eventi, inviti a manifestazioni o pranzi, od omaggi di modesto valore – sono ammesse nella pratica delle reazioni di lavoro, a meno che non abbiano l’obiettivo di influenzare indebitamente i beneficiari, oppure li facciano sentire in debito con PROFITAL, o violino il loro Codice Etico.
L’atteggiamento nei confronti delle regalie varia a seconda del mercato e dell’Azienda; pertanto è necessario che tutti i collaboratori esercitino il loro buon senso e si comportino con prudenza nell’offrire regalie.

6. Conflitto di interessi

Si verifica un conflitto di interessi ogniqualvolta gli interessi privati di una persona entrano in contrasto con le sue responsabilità di lavoro.
Tutte le decisioni di lavoro si devono basare su solidi principi professionali, evitando ogni azione che possa, anche solo sembrare, essere influenzata da interessi personali diretti o indiretti.
I collaboratori che svolgano un’altra attività – retribuita o meno – al di fuori dell’orario di lavoro aziendale, devono assicurare che tale attività non sia in contrasto con il lavoro da svolgere in Azienda in termini di compatibilità d’orario, impegno fisico e mentale, disponibilità per esigenze eccezionali eventualmente richieste da PROFITAL.
I collaboratori non possono esercitare alcuna attività di vendita, progettazione, fabbricazione, acquisto che sia in concorrenza con l’Azienda o che sia realizzata utilizzando informazioni, rapporti interpersonali, strumenti ed attrezzature aziendali.
Un’altra area di possibile conflitto di interessi è la gestione delle informazioni riservate; in particolare è vietato utilizzare o diffondere informazioni su fatti aziendali che possano in qualche modo influenzare la reputazione e l’immagine di PROFITAL. Tali comportamenti non solo sono in contrasto con il Codice Etico, ma violano norme di legge. In questa materia possono sorgere problemi anche in assenza di un’evidenza palese di conflitto di interesse. Una situazione di conflitto di interessi può sorgere anche a seguito del verificarsi di circostanze particolari, senza che la persona interessata abbia volontariamente messo in atto comportamenti in contrasto con il Codice Etico. Tali situazioni devono essere evitate verificando continuamente che non esistano potenziali conflitti di interesse.

7. Attività politica

Fermo restando il diritto di ogni collaboratore a svolgere attività politica al di fuori dell’Azienda, nel presentare proprie idee o proposte, occorre evitare di dare l’impressione di parlare a nome di PROFITAL. Nel rivolgersi a politici, bisogna evitare di presentarsi come rappresentanti di PROFITAL.
Le convinzioni personali non devono influenzare le decisioni aziendali; inoltre è vietato utilizzare siti e/o attrezzature e/o materiali aziendali e/o carta intestata per lo svolgimento di ogni attività politica o per la diffusione di materiale propagandistico.

8. Qualità

PROFITAL ha assunto l’impegno di fornire servizi di alta qualità che soddisfino le esigenze dei nostri Clienti. Tutti i collaboratori devono “produrre” qualità, facendo della qualità una priorità nello svolgimento dei lavori di tutti i giorni.
I programmi aziendali in materia di qualità comprendono una serie di normative dettagliate che sono focalizzate sulla prevenzione piuttosto che sulla rilevazione della difettosità, di corsi di formazione che raggiungono tutti i livelli dell’organizzazione, di monitoraggio continuo per assicurare che il sistema funzioni correttamente, di controlli per assicurare eventuali interventi correttivi.
L’impegno aziendale alla qualità, inoltre richiede che i servizi forniti siano prodotti in modo da rispettare gli accordi con i Clienti. Ciò comprende un sistema di collaudi e prove completo e condotto correttamente, documentato in maniera appropriata, con registrazioni accurate, veritiere ed aggiornate.

9. Uso di sostanze proibite

PROFITAL si aspetta che tutti i collaboratori rispettino compiutamente le normative di legge in materia di uso (ed abuso) di bevande alcoliche e di sostanze stupefacenti. L’uso di bevande alcoliche e di sostanze stupefacenti è vietato in orario di lavoro e comunque nel sito aziendale ed è regolamentato dalle norme sulla sicurezza del lavoro per alcune specifiche mansioni quali autotrasportatori e carrellisti.